Ресепшн и входная зона: первые тридцать секунд в Вашей компании
Стойка, зона ожидания, гардероб и путь внутрь, спроектированные как единое впечатление, – с пропускным режимом, который не отталкивает, и с местом для мокрых пальто с ноября по март.
В российском бизнес-центре посетитель проходит два ресепшн: сначала стойку здания с турникетами и пропуском, затем ресепшн компании на этаже. Второй – тот, который имеет значение, и тот, о котором чаще всего забывают, полагая, что здание решило вопрос. Не решило. На этаже клиент, кандидат или аудитор впервые видит компанию, а не арендодателя: логотип, стойку, зону ожидания, то, как кто-то выходит ему навстречу. Российская деловая культура по-прежнему формальнее скандинавской – гостя встречают, принимают пальто, предлагают чай или кофе, – и входная зона должна это позволять, даже если ресепшн большую часть дня представлен только экраном регистрации. Пропускной режим при этом никуда не денется: его нужно спроектировать так, чтобы он читался как порядок, а не как подозрительность.
Входная зона – единственная часть офиса, которую видят все клиенты, кандидаты и партнёры, и часто единственная, которую они запоминают. Поэтому она проектируется как последовательность: дверь и первый взгляд, стойка или экран регистрации, зона ожидания с видом на дверь, из которой гостя заберут, гардероб для мокрых пальто и зимних курток, и путь дальше в офис. Свет должен быть приветливым в ноябре и не слепить в июне; акустика – позволять назвать своё имя, не повышая голоса; материалы – выдерживать слякоть и реагенты с обуви и выглядеть опрятно в четыре часа дня. Регистрация посетителей должна быть простой для входящего и незаметной для тех, кто регистрировался раньше, – видимый список предыдущих гостей на стойке лежать не должен.
La Mercanti обустраивает ресепшн и входные зоны итальянскими стойками, мебелью для ожидания и гардеробными решениями, которые сочетаются между собой и с тем, как на самом деле приходят Ваши гости. Расскажите, кто приходит, сколько человек в день и есть ли на ресепшн сотрудник, – мы спроектируем вход, который работает в обоих случаях.
Вдохновение
Частые Вопросы
Нужен ли ресепшн на этаже сотрудник, если у здания есть своя стойка с турникетами?
Стойка здания проверяет пропуск; ресепшн компании встречает. Это две разные функции, и вторая не исчезает оттого, что существует первая. Нужен ли человек, зависит от того, кто и сколько приходит. Компания с двадцатью гостями в день, в основном знакомыми партнёрами, обходится самостоятельной регистрацией, понятной зоной ожидания и коллегой, который выходит за гостем. Компания, принимающая кандидатов, клиентов на первой встрече и курьеров, по-прежнему больше всего выигрывает от человека в часы наибольшего потока – в России быть встреченным у порога человеком по-прежнему норма, и её отсутствие замечают. Планировка при этом должна работать без администратора в любом варианте: экран регистрации виден от двери, зона ожидания такова, что гость виден тому, кто его забирает, и не сидит на сквозняке, гардероб не требует инструкций. Самая частая ошибка – половинчатое решение: стойка, пустая большую часть дня, перед которой гость стоит, не зная, придёт ли кто-нибудь.
Как совместить пропускной режим и регистрацию посетителей с ощущением гостеприимства?
Позволив безопасности быть видимой в поведении и невидимой в обстановке. В российских бизнес-центрах гость проходит турникеты внизу и часто считыватель на этаже до того, как кто-то скажет ему «здравствуйте», и это не должно выглядеть как пограничный пост. Экран регистрации ставят там, куда падает взгляд от двери, с сообщением, которое приветствует прежде, чем спросить имя; считыватель размещают на пути внутрь, а не как барьер посреди помещения; а принимающий сотрудник получает уведомление на телефон, чтобы гость не стоял. Защита данных – часть обстановки: бумажные списки посетителей, экраны с предыдущими гостями и записки с паролем от Wi-Fi на стойке там находиться не должны – кандидат из конкурирующей компании заметит их первым. Экран, развёрнутый от зоны ожидания, решает больше, чем регламент. Хорошо спроектированный пропускной режим читается как порядок; добавленный потом – как подозрительность.
Куда деть мокрые пальто, шубы и зонты с ноября по март, чтобы ресепшн не выглядел как гардероб театра?
Спроектировав гардероб как часть помещения с самого начала, а не поставив вешалку потом. Российский гость зимой приходит в пальто или пуховике, с сумкой, с зонтом, иногда с чемоданом, потому что после встречи у него поезд в Санкт-Петербург. То, что нужно снять, занимает больше места, чем предполагает большинство чертежей. Гардероб с закрытыми ячейками или встроенная вешалка с полкой, рядом с регистрацией, но вне первого взгляда от двери, решает проблему. Пол в этой зоне должен не бояться слякоти и реагентов и протираться несколько раз в день, а коврик, который действительно сушит обувь, должен лежать внутри двери, а не снаружи. Небольшое запираемое помещение для чемоданов избавляет гостя от необходимости вкатывать багаж в зал заседаний. Детали – крючок на правильной высоте, место для капающего зонта, скамья для смены обуви в слякотный день – определяют, войдёт ли гость на встречу сухим и спокойным.
Где расположить зону ожидания, чтобы гость не сидел ни на витрине, ни в углу без обзора?
Со смещением от двери, спиной к стене или высокому стеллажу, с видом на путь, по которому придёт принимающий, и с небольшим столиком для чая и ноутбука. Зона ожидания прямо перед стойкой, мимо которой проходят все входящие, делает гостя частью экспозиции. Зона ожидания в углу без обзора заставляет его вставать при каждом открытии двери. Два-четыре удобных, не слишком низких кресла работают лучше дивана, которого гость в костюме избегает. Свет над зоной ожидания должен быть теплее, чем над стойкой, а звукопоглощающая панель за креслами позволяет двум гостям разговаривать так, чтобы их не слышал весь ресепшн. И чай: предложенный в зоне ожидания, а не только в переговорной, – в России это жест, который помнят дольше, чем интерьер, поэтому чайная станция или кофемашина должна быть в пределах досягаемости ресепшн, а не на кухне в конце коридора.
Как сделать так, чтобы ресепшн принадлежал офису, а не выглядел как лобби отеля?
Повторив материалы самого офиса и позволив стойке быть единственным настоящим жестом помещения. Компании, которые оформляют ресепшн как шоурум с камнем, латунью и скрытой подсветкой, часто обнаруживают, что гость дезориентирован, когда дверь в опенспейс открывается на нечто совершенно иное. Хотя бы один материал и один цвет должны повторяться из опенспейса и переговорных, чтобы ресепшн читался как начало офиса, а не как арендованное лобби. Стойка – или столешница, на которой стоит экран регистрации – может тогда быть единственным местом, куда вложены выразительный материал и ясная форма. Логотип не должен быть большим; он должен находиться там, куда падает взгляд от двери, и быть подсвечен так, чтобы его было видно в восемь утра в январе. У ресепшн в материалах офиса есть и практическое преимущество: его не нужно переделывать, когда перепланируют остальной этаж.
Почему акустика ресепшн так важна и почему о ней так часто забывают?
Потому что она определяет, может ли гость назвать своё имя, не повышая голоса, и может ли администратор ответить на звонок так, чтобы зона ожидания не слышала весь разговор. Ресепшн – как правило, помещения с твёрдыми поверхностями – стекло, камень, гипсокартон – и дверью, выходящей в лифтовой холл, и у них реверберация, которая утомляет даже при коротком разговоре. О ней забывают, потому что помещение осматривают пустым и тихим. Решается звукопоглощающим материалом на потолке и хотя бы на одной стене, покрытием в зоне ожидания, гасящим шаги, обитой мебелью и таким расположением стойки, чтобы разговор у неё не уходил прямо в опенспейс за спиной. Ресепшн, где можно говорить тихо, читается как спокойный и профессиональный; ресепшн, где слышно всё, – как нервный, каким бы красивым он ни был.
Как спланировать ресепшн за пять шагов: от прихода гостя до первой чашки чая
Для офис-менеджеров, управляющих зданиями и архитекторов, которые обустраивают или обновляют входную зону. Пять шагов, которые следуют за гостем от турникетов внизу до переговорной и решают вопрос сотрудника, регистрации, гардероба, ожидания и света до выбора стойки.
Пройдите путь гостя до компании с блокнотом в руке
Начните с холла здания и войдите как гость, который здесь впервые, в снегопад, с сумкой и чемоданом. Отметьте каждую точку, где возникает сомнение: куда идти, где оставить пальто, кому назвать имя, где ждать, откуда меня заберут. Повторите путь в инвалидной коляске и как курьер с посылкой. Эти точки – список задач для планировки. Одновременно посчитайте гостей за типичную неделю и разделите их по типам – клиенты, кандидаты, партнёры, доставки, – потому что цифры решают, нужен ли ресепшн сотрудник и в какие часы.
Решите вопрос сотрудника и разместите регистрацию там, куда падает взгляд
Выберите между ресепшн с сотрудником, с частичным присутствием и самостоятельной регистрацией на основе цифр первого шага и обустройте помещение так, чтобы оно работало без человека при любом выборе. Экран регистрации или стойка – в первом взгляде от двери, а не сбоку; зона ожидания – со смещением, с видом на дверь, из которой забирают гостей. Убедитесь, что путь от двери к регистрации не пересекается с путём от регистрации к ожиданию. Разверните экран от зоны ожидания, чтобы данные других не были видны. При ресепшн с сотрудником администратор должен видеть дверь, не поворачиваясь, и иметь за стойкой зону, в которую гость не смотрит.
Решите гардероб, зиму и доступность на чертеже, а не в чек-листе
Разместите гардероб рядом с регистрацией, вне первого взгляда, с местом для пальто, шуб, сумок, зонтов и чемоданов в типичную зимнюю неделю; выберите закрытые ячейки, если гости оставляют вещи на время долгих встреч. Уложите во всей входной зоне пол, которому не страшны слякоть и реагенты, коврик внутри двери, который действительно сушит обувь, и скамью для смены обуви. Нарисуйте проход без порога, зону разворота для коляски, пониженную часть стойки из того же материала и место для коляски рядом с креслами – это требование норм доступности и одновременно гостеприимство.
Подберите стойку, мебель для ожидания и свет как единое целое в материалах офиса
Пусть стойка или столешница регистрации будет единственным выразительным жестом помещения из материала, выдерживающего ежедневные прикосновения и уборку. Выберите кресла с высотой сиденья, с которого гость в костюме встаёт без усилий, и небольшой столик для чая и ноутбука. Повторите хотя бы один материал и один цвет из опенспейса, чтобы ресепшн начинал офис. Спланируйте свет в два уровня: общий, приветливый в ноябре, и более тёплый над зоной ожидания; логотип подсветите отдельно, чтобы его было видно в восемь утра в январе. Обработайте потолок и хотя бы одну стену акустически и предусмотрите чай в пределах досягаемости ресепшн.
Проверьте вход с тремя настоящими гостями, прежде чем сдать ресепшн в эксплуатацию
Пригласите трёх человек, которые никогда не были в офисе, на обычную встречу в восемь утра в декабре и следуйте за ними от турникетов внизу, не помогая. Отметьте, где они колебались, где оставили пальто, нашли ли зону ожидания и видели ли, откуда их заберут. Исправьте три главные точки сомнения, прежде чем ресепшн заработает всерьёз. Одновременно договоритесь, кто поддерживает порядок во входной зоне в течение дня, потому что ресепшн выглядит как после последней уборки, а не как на чертеже, – а гость, пришедший в четыре, судит о компании по тому, что видит в четыре.